Et si l’heure du grand ménage de vos documents avait sonné ? À force d’avoir cumulé des centaines de courriers et autres factures sur votre bureau ou dans un placard, il est devenu impossible pour vous de vous y retrouver. Voici nos astuces pour remette de l’ordre dans vos documents.
Pourquoi classer ses documents ?
Deux raisons majeures peuvent vous motiver dans cette entreprise. La première est liée à votre quotidien. Des centaines de papiers se sont entassées chez vous et force est de constater que cela a fini par prendre une place folle. La seconde est liée à la peur d’égarer un document majeur type livret de famille, diplôme ou carnet de santé.
Quels documents classer, archiver ?
En théorie, tous les documents sont importants mais on peut distinguer différents degrés.
- Il y a ceux que vous conservez tout au long de votre existence. Citons les principaux : livret de famille, contrat de mariage, titre de propriété, diplômes, contrat de travail, carnet de santé.
- Puis il y a ceux qui ont une durée de vie limitée comme les factures des travaux, les relevés bancaires, les quittances de loyer ou d’électricité ou encore les déclarations de revenus.
Supprimer les documents inutiles : savoir faire le tri
C’est la première chose à faire. Prenez vos documents un à un et mettez de côté ce que vous avez absolument besoin de conserver. Le reste, direction la poubelle !
N’oubliez pas de déchirer les papiers où apparaissent notre nom et adresse.
Jusqu’à quand conserver ses documents ?
En général, tous les documents dépassant les 10 ans d’existence type relevé bancaire, facture gaz/électricité, justificatif/facture d’achat, talon de chéquier ne vous seront plus d’utilité. Concernant le reste (ceux évoqués plus haut), conservez-les précieusement.
Quel type de tri : chronologique, alphabétique, thématique ?
Notre conseil est de privilégier le classement par ordre chronologique du plus récent au plus vieux. Cela vous simplifiera votre rangement dans le futur.
Et si vous passiez au numérique ?
Pour gagner de la place dans votre logement, pensez à numériser vos documents ! Scannez vos papiers les plus essentiels, prenez en photo ceux qui ont une durée de vie limitée et transférez le tout sur un espace sécurisée (disque dur externe ou en ligne).
Nos conseils et sélection
Utilisez tout d’abord de gros classeurs A4 à anneaux munis d’intercalaires. Esselte propose des classeurs pratiques de toutes les couleurs, mais également des classeurs personnalisables.
Ensuite, rajoutez des intercalaires afin de séparer vos documents. Ce jeu de 10 séparateurs de couleur fera parfaitement l’affaire.
Enfin, rangez le tout dans des boîtes d’archives ou un meuble à plusieurs tiroirs. Vous y verrez enfin clair !
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