Vous souhaitez révolutionner votre façon de gérer vos e-mails pour ne plus être débordé(e) par des e-mails en retard, ou d’autres impossibles à retrouver ? Voici quelques astuces pour apprendre à gérer votre boîte mail avec plus de sérénité. Au programme : un gain d’efficacité, une diminution du stress et une action vertueuse pour la planète.
Astuce n°1 : trier les e-mails reçus
Le tri, le tri, et encore le tri. Voilà le mantra indispensable pour gérer au mieux une boîte e-mail. Cette action passe par une lecture rapide des e-mails reçus, et leur classification en fonction de leur niveau d’importance. Il est par exemple possible de classer les mails par expéditeur (ceux du patron avant ceux de la tante qui habite à l’autre bout de la France) et/ou selon le niveau d’urgence (les mails comportant un délai de réponse, notamment). La plupart des logiciels et applications dédiés à la gestion de sa boîte mail sur smartphone, ordinateur portable ou tablette offrent aujourd’hui la possibilité de créer des dossiers pour une meilleure classification. Cela peut-être une idée intéressante pour retrouver facilement les e-mails que vous recherchez.
Astuce n°2 : se débarrasser des e-mails inutiles
Vous en recevez forcément. Parce qu’un jour, vous avez trouvé un produit intéressant, vous avez commandé un autre produit en ligne, vous avez exprimé la volonté de suivre l’avancée d’un projet caritatif, etc. Ce jour-là, vous avez renseigné votre adresse mail et vous recevez, depuis, des dizaines d’emails publicitaires ou de newsletters. Pour gagner en productivité, faites le tri dans ces mailing list. Désabonnez-vous de toutes celles dont vous ne prenez même plus la peine de jeter un oeil au contenu du mail.
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Astuce n°3 : ne pas laisser les e-mails non lus s’accumuler
Remettre à plus tard la lecture de ses e-mails est le meilleur moyen de se faire (rapidement) déborder. En moyenne, chaque Français reçoit quotidiennement une trentaine d’e-mails. Repousser d’une journée ou deux la lecture de ses e-mails revient à prendre le risque de se retrouver avec plusieurs centaines de mails non lus à gérer d’un seul coup. Que vous soyez salarié, indépendant, que votre activité soit sujette à la réception d’un nombre élevé d’emails ou non, la règle d’or est la même : ne laissez pas s’accroître le nombre de mails en attente. D’abord, parce que vous risquez de passer à côté d’un mail important, noyé dans le flux. Ensuite car le nombre de mails en attente d’être lus s’inscrit progressivement dans un coin de votre esprit. Cette situation exerce inconsciemment une forme de pression psychologique et augmente votre niveau de stress.
Astuce n°4 : programmer un temps de lecture des emails dans la journée
Cette astuce est directement liée à la précédente. Pour éviter de vous retrouver avec un nombre de mails non lus trop conséquent, planifiez un rendez-vous quotidien avec votre boîte mail. Cela peut être le matin, le midi, en début d’après-midi, etc. Sauf à faire partie de ces Françaises et Français qui sont plus productifs le soir, évitez la fin de journée. Avec la fatigue accumulée tout au long de votre journée de travail, les probabilités sont plus fortes pour que vous décidiez de remettre cette activité à plus tard. Lors de ce rendez-vous, appliquez par ailleurs toutes les autres astuces délivrées ici pour vous permettre de gérer votre boîte mail : trier, classer, supprimer.
Astuce n°5 : être performant dans l’envoi de vos propres e-mails
En milieu professionnel, les e-mails se sont imposés comme l’équivalent des SMS dans le domaine privé, en particulier pour entamer une discussion entre collègues. Pour éviter que les discussions se poursuivent inlassablement, avec des échanges qui augmentent le nombre de mails à traiter, prenez le temps de soigner les propres e-mails que vous envoyez. Soyez concis(e) dans le corps de votre message, optez pour une rédaction simple et efficace, espacez et aérez le texte, et relisez-vous avant d’envoyer. Mieux vaut prendre quelques secondes supplémentaires pour relire un mail avant son envoi plutôt que de perdre de longues minutes à répondre à tout un ensemble d’interlocuteurs qui n’auraient pas compris toutes les subtilités de votre message.
Astuce n°6 : discuter du nombre d’emails échangés avec votre entreprise
Vous êtes salarié(e) d’une entreprise ? Peut-être avez-vous la chance de faire partie de ces entreprises qui prennent position sur le nombre d’e-mails échangés en interne. Bien qu’ultra-pratiques, les emails professionnels peuvent devenir envahissants et engendrer des situations de stress, de pression psychologique, lorsqu’ils s’accumulent. Conscientes des travers d’une boîte mail surchargée, de nombreuses entreprises invitent donc leurs salariés et leurs collaborateurs à limiter le nombre d’e-mails échangés.
Rappelons que dans de nombreuses situations, l’email peut être remplacé par d’autres moyens de communication. Vous pouvez, par exemple, effectuer quelques pas pour vous rendre dans le bureau d’un collaborateur plutôt que de lui adresser un mail (que vous ne manquerez pas de lui rappeler en le croisant plus tard dans la journée). Le téléphone et les outils de travail collaboratif sont aussi d’autres moyens de communiquer en entreprise sans passer par l’e-mail.
Astuce n°7 : mettre en place une solution de gestion de boîte mail
Il en existe tout un tas, de la plus basique à la plus professionnelle avec tout un ensemble d’options plus ou moins utiles. Parmi les plus connues, Outlook a l’avantage d’être largement utilisée dans le milieu professionnel. Il vous sera assez facile d’apprendre à la maitriser, avec, si besoin, quelques conseils d’utilisation récoltés auprès de vos pairs.
Astuce n°8 : créer un système de réponse automatique pour certains mails
La plupart des solutions de gestion de boîte mail type Outlook proposent de paramétrer un système de réponse automatique pour certains mails. En quelques clics, vous préparez un modèle de réponse que vous pouvez envoyer tout aussi rapidement sans avoir besoin de taper votre réponse à chaque fois. Pratique, à condition de prendre le temps de la relecture la première fois.
Astuce n°9 : déconnecter !
Pour mieux gérer votre boîte mail, il vous faut enfin apprendre à vous en déconnecter. Déconnecter de vos emails en attente, à rédiger, etc. est la meilleure solution pour accorder un peu de repos à votre esprit et gagner, ensuite, en productivité. Ici, trois conseils simples doivent être mis en œuvre :
- séparez votre boîte mail professionnelle et votre boîte mail personnelle ;
- supprimez les notifications d’email sur votre smartphone qui vous obligent à rester en alerte ;
- pensez à votre droit à la déconnexion.
