Outil de travail à part entière, la visioconférence s’impose de plus en plus dans le monde de l’entreprise. Les réunions à distance, qui s’avèrent souvent plus pratiques à organiser qu’en présentiel, ont aussi l’avantage de favoriser le télétravail, apprécié par les salariés et encouragé par les pouvoirs publics pour des raisons écologiques et sanitaires. Comment s’y mettre ?
L’essor fulgurant du télétravail
Avant même la crise du Covid-19 et le confinement, les réunions de travail à distance étaient en voie de démocratisation avec l’arrivée de débits de connexion internet plus élevés (grâce à la fibre optique et au réseau 4G…) et à l’émergence de solutions de visioconférence plus complètes, permettant des appels avec un grand nombre de participants, et une très bonne qualité audio et vidéo.
Mais la pandémie de coronavirus, et le confinement ont accéléré cette mutation de la communication entre collaborateurs, dans des proportions que personne n’aurait pu anticiper ! Des millions de Français ont ainsi basculé dans le télétravail du jour au lendemain en mars dernier, et la plupart apprécient grandement : une forte majorité des nouveaux télétravailleurs disent vouloir continuer même après la fin de la crise sanitaire ! C’est donc un phénomène amené à s’installer dans la durée…
Il est vrai que la visioconférence offre de nets avantages : réduction des déplacements (et de leurs coûts annexes), gain de temps (pas de transport) et amélioration du bilan carbone. Elle permet de garder le contact avec ses équipes, ses clients, et ses fournisseurs en dépit de l’éloignement géographique. D’autant que les réunions à distance permettent de partager, et même de rédiger parfois, des documents en temps réel avec ses collaborateurs !
Le challenge est de s’assurer d’une qualité de communication optimale y compris avec un nombre élevé de participants. Pour le relever, il est important de miser sur le bon matériel de visioconférence.
Visioconférence : le matériel audio et vidéo indispensable
La qualité du son d’une visioconférence est d’une importance cruciale, plus encore que celle de l’image sans doute, pour assurer le succès de la communication entre collaborateurs. Il y a deux équipements à considérer pour entendre les autres intervenants et pouvoir participer à la conversation : les micros et haut-parleurs (ou casques PC). Quant à la qualité de l’image, celle-ci est impactée par deux éléments : l’écran de visionnage et la webcam.
Ces équipements sont parfois déjà installés sur les appareils que vous utilisez comme votre ordinateur de bureau ou portable, votre tablette tactile ou votre smartphone. Toutefois, ce n’est pas toujours le cas, et ces produits basiques incorporés par défaut ne sont pas forcément d’assez bonne qualité pour satisfaire des besoins professionnels. Par ailleurs, si vous travaillez sur de multiples postes, il peut être intéressant de disposer de matériels transportables et indépendants !
Dès lors, vous aurez besoin d’une caméra à part ou d’un micro-casque, que vous pourrez emporter partout avec vous. Et qui seront compatibles de préférence avec tout type de PC ou d’écran. Vérifiez ce point avant l’achat ! N’oubliez pas non plus que vous devez autoriser ces outils à chaque nouvelle installation sur un appareil : un message est censé s’afficher automatiquement lors de la connexion, sinon il vous faut aller dans les paramètres.
Pour les entreprises qui désirent le nec plus ultra du point de vue matériel, il existe aussi des systèmes de visioconférence comme le Logitech 960-001057 ou Logitech 960-001034. Ces produits plus haut de gamme sont destinés aux salles de réunion pour mettre en contact les équipes qui sont présentes dans les bureaux avec les équipes ou personnes distantes, en proposant une vidéo haute définition et un son cristallin.
Les solutions de visioconférence
Une fois la partie hardware réglée, place au software ! Une application logicielle de visioconférence est aussi indispensable pour gérer l’ensemble de la conversation (envoi et réception des images, du son, et de documents) que pour pouvoir vous mettre en contact avec vos partenaires de travail. Tour d’horizon des plus répandues.
Microsoft Teams : le savoir-faire du leader de la bureautique
Depuis le rachat de Skype par Microsoft, Skype Entreprise est de plus en plus intégré à Microsoft Teams, une plateforme collaborative disponible via un abonnement Microsoft 365. La version Skype gratuite reste toutefois accessible indépendamment, et il existe aussi un mode gratuit de Microsoft Teams qui donne accès à de la visioconférence.
Les versions payantes de Microsoft Teams vont de 4,20 à 19,70 € par mois, selon les fonctions désirées. Elles permettent une intégration parfaite avec les outils de bureautique et une collaboration en temps réel, avec un maximum de 250 participants. Des événements en ligne sont visionnables par 10 000 personnes, non participantes, avec le plan le plus élevé.
Google Meet : la simplicité d’utilisation
L’ancien Google Hangouts a été remplacé par Google Meet, accessible via le navigateur web ou une appli mobile. La version gratuite de cet outil permet une conversation jusqu’à 100 personnes, pour n’importe quel détenteur d’un compte Google (adresse Gmail).
La version payante pour entreprises est souscrite dans le cadre d’un plan G Suite. Plusieurs forfaits sont proposés de 5,20 à 23 € par mois et par utilisateur en fonction des besoins, en sachant que seuls les organisateurs de réunions ont besoin d’un compte Gsuite, les simples participants peuvent rejoindre une conversation via un lien ou un code sans s’inscrire ! Une réunion peut accueillir jusqu’à 250 personnes maximum avec un abonnement premium. La mosaïque de présentation affiche les 16 participants les plus actifs.
Zoom : le grand gagnant du confinement
Devenu très populaire depuis le confinement, Zoom s’est imposé en quelques mois comme l’une des solutions de visioconférence les plus utilisées au monde ! La formule de base, qui est gratuite, accueille jusqu’à 100 personnes pour une durée maximale de 40 minutes. Les conversations en face à face sont quant à elles illimitées. Le tout en haute définition.
Les formules payantes de 14 € à 19 € par mois et par utilisateur font passer le nombre de participants à 100, 300, 500, voire 1000 personnes. Le téléchargement du logiciel est obligatoire, tout comme l’inscription. Des outils en ligne sont fournis avec les plans.
Les autres solutions
Il existe de nombreux autres logiciels de visioconférence qui s’adressent aux entreprises de toute taille comme Zoho Meeting (dès 7,40€ par mois), GoToMeeting (à partir de 10,75€ par mois), Cisco Webex (12,85€ par mois), ou Adobe Connect (46€ par mois).
