Une connexion limitée à la campagne, le temps d’un trajet en train ou juste pour ne pas être dérangé pour faire avancer un dossier important n’a pas à être forcément subie. Surtout si on l’a anticipée avec les bons outils.
Dès lors qu’on parle de déconnexion, tout est question de préparation pour faire la différence entre une journée très compliquée et stressante ou, au contraire, une opportunité pour être particulièrement productif. Si, il y a 20 ans, avoir un ordinateur non connecté à Internet n’avait rien d’exceptionnel, nos habitudes récentes font qu’il est devenu plus hasardeux d’être déconnecté aujourd’hui. À moins d’avoir anticipé la question.
Sauvegardes dans le(s) cloud(s), outils uniquement en ligne ou logiciels qui ne fonctionnent correctement qu’avec un accès Internet… les obstacles sont nombreux. Heureusement, il existe des solutions pour ne pas être bloqué quand on se retrouve sans connexion, que ce soit volontairement ou non. Le temps d’un trajet en train ou en avion, lors d’un séjour à la campagne ou à l’étranger… ces astuces vous permettront de continuer à travailler confortablement, où que vous soyez.
Identifiez les applications qui fonctionnent hors ligne
Première chose à faire : déconnectez volontairement votre ordinateur d’Internet et regardez les logiciels et applications qui continuent à tourner normalement et ceux qui vous affichent un message d’erreur ou ne fonctionnent que partiellement. Les services de travail collaboratif comme Slack, Monday ou encore Trello ne vous donneront pas accès à toutes leurs fonctionnalités offline, loin de là. La plupart ne vous permettront même pas de remonter dans une discussion passée ou d’accéder à des documents précédemment partagés.
Sans grande surprise non plus, la plupart des services passant par un navigateur ont besoin d’une liaison web permanente. Un webmail ou l’Intranet de votre entreprise ne fonctionneront pas sans cela. Mais il existe des exceptions.
Comme la suite bureautique de Google, par exemple. De prime abord, elle a besoin d’une connexion, mais il est possible de contourner la difficulté en téléchargeant le logiciel Google Drive et en installant une extension sur le navigateur Chrome. Vous aurez ainsi accès à tous les dossiers et documents que vous aurez sélectionnés pour les mettre « offline ». Pensez à vous assurer que les documents qui vous intéressent sont bien « en local » avant de déconnecter. Et ayez en tête que le travail collaboratif sur un même fichier est bien évidemment en pause.
C’est la même chose pour les documents stockés dans des services de partage type Dropbox. Il est possible de rapatrier les fichiers et dossiers utiles en local sur votre ordinateur pour les ouvrir et les modifier même hors ligne. Là encore, il faudra s’assurer que tous les éléments nécessaires sont bien synchronisés pour une utilisation offline. Et avant de vraiment déconnecter, coupez le wifi ou débranchez le câble Ethernet de l’ordinateur pour vérifier que tout est OK et éviter les mauvaises surprises.
Utilisez un logiciel local de messagerie
Si vous utilisez un webmail comme Gmail, Orange ou autre, et que vous souhaitez continuer à travailler hors connexion, il vous faudra récupérer vos mails en local, en utilisant donc un logiciel de messagerie comme Outlook, Thunderbird, Mail…
Configurez toutes les adresses mail dont vous pourriez avoir besoin (pro et perso). Cela vous donnera accès à l’historique de vos mails (et des pièces jointes, au moins pour partie) et vous permettra également de préparer des messages qui seront envoyés dès que vous rétablirez la connexion internet.
Pensez aux outils connexes
On a tellement pris l’habitude d’être connecté en permanence qu’on n’y pense même plus. Mais il faut avoir en tête que vots outils favoris de suggestion de synonymes, de calcul d’itinéraires, d’actualité ou vos réseaux sociaux ne seront plus accessibles pendant le temps que vous serez offline.
Pour une partie, cela vous fera gagner en productivité, car il y aura moins de notifications intempestives, mais pour une autre, cela peut se révéler handicapant. Et vous ne vous en apercevrez souvent qu’une fois la connexion rompue. Peut-être vaut-il mieux faire un premier test en ayant toujours à portée une connexion Internet pour voir si vous êtes suffisamment autonome ou si ces « petits détails » sont véritablement handicapants.
N’oubliez pas non plus, si vous avez pris l’habitude de travailler en musique, de télécharger vos playlists préférées depuis votre plateforme de streaming ou d’avoir des fichiers en local.
Prévenez vos collaborateurs et/ou clients
Si se déconnecter pour avancer sur un dossier complexe, un rapport à rédiger ou encore définir la stratégie d’un nouveau projet est une bonne idée, il ne faut pas pour autant le faire sans prévenir son entourage professionnel. Quelques jours auparavant, indiquez à vos proches collaborateurs que vous vous ménagez un temps offline à telle date et sur telle plage horaire.
Le jour J, mettez en place un message de réponse automatique – interne ou pour tous – afin de leur indiquer que vous ne prendrez pas connaissance de leur message avant telle date ou telle heure.
Indiquez éventuellement qu’en cas d’urgence (précisez le type d’urgence !), vous restez disponible par SMS. Cela vous laissera le temps d’évaluer l’urgence et de rappeler la personne à votre convenance. L’essentiel est que ce soit toujours vous qui ayez la maîtrise du temps.
