La Covid-19 a contraint les entreprises à s’adapter : des millions de salariés se sont convertis au télétravail ! Alors que ce mode d’organisation devient une habitude, il existe des solutions pour maintenir le contact entre collaborateurs en favorisant les échanges et le travail collaboratif. Tour d’horizon.
Les logiciels de messagerie et de visioconférence
Ils sont devenus nos meilleurs alliés, et nous aident à communiquer plus facilement à distance, notamment grâce aux appels vidéo, très pratiques après s’être équipé d’un casque avec micro.
Le bien connu Skype propose, en plus d’un service de messagerie instantanée, de passer des appels audio et vidéo en HD. Autres fonctionnalités indispensables, l’envoi de documents, le partage d’écran, le floutage de l’arrière-plan, ou encore des visioconférences jusqu’à 50 personnes simultanément.
De son côté, Slack offre un véritable environnement de travail, et une alternative crédible à l’envoi incessant de mails internes. Cette solution de messagerie instantanée possède un système de canaux facile à prendre en main, ainsi que la possibilité de passer des appels vidéo.
Google Hangouts quant à lui brille par sa simplicité et sa synchronisation parfaite entre tous vos appareils : Android, iOS, version web.
Les outils pour une gestion partagée des projets
Comment se partager les tâches lorsqu’on travaille à distance ? Trello s’est fait un nom dans la digitalisation de la gestion de projet avec son ergonomie très « phygitale », où les tâches sont présentées sous forme de cartes. Toute l’équipe reste organisée et a la possibilité d’ajouter des priorités, des commentaires, ou encore des pièces jointes.
De son côté, Asana propose d’utiliser différents types d’organisations, en liste, en tableau, ou encore en calendrier. Le travail peut ainsi être structuré selon les préférences par les équipes. Son plus ? La possibilité d’automatiser certaines tâches répétitives.
Enfin, Klaxoon – une création française – est une suite d’outils collaboratifs, idéal pour organiser des réunions à distance. Chacun a son mot à dire grâce à différentes fonctionnalités, notamment les brainstorming, les sondages, ou encore « Meeting », qui permet d’organiser une réunion jusqu’à 50 personnes.
Les plateformes collaboratives
Plutôt que de multiplier les applications, il est possible de rassembler les fonctionnalités sur une solution. Avec le confinement, on a notamment appris à connaître Microsoft Teams, la plateforme collaborative qui figure dans la suite Microsoft 365, qui vient de remplacer Office 365. Elle réunit un outil de conversations de groupe et de messages privés, elle permet d’organiser des visioconférences et de partager ou modifier des documents de l’écosystème Microsoft Office.
Moins identifié, Workplace by Facebook reprend l’environnement du célèbre réseau social pour créer un véritable réseau social interne et fluidifier les échanges entre collègues.
Le partage de documents et le stockage collaboratif
Partager des documents en ligne est essentiel lorsqu’on travaille en équipe. Les plateformes de stockage collaboratif permettent de déposer et récupérer différents projets. Dropbox permet de rassembler tous les contenus d’une équipe, de stocker et consulter des fichiers depuis n’importe où, smartphone, ordinateur portable ou tablette.
Google Drive intègre un espace de stockage, mais aussi Google Sheets, Google Docs et Google Slides. Ces outils sont tous intégrés dans un Cloud sécurisé qui facilite le partage.
Microsoft One Drive quant à lui s’intégrera parfaitement dans les environnements Windows grâce son application, et fonctionne lui aussi sur le principe du Cloud. Cet outil de stockage en ligne offre différentes fonctionnalités utiles, telles que l’accès hors connexion ou la numérisation de documents.
